Naarmate je verzendactiviteiten groeien, heeft niet iedereen in je team hetzelfde niveau van toegang nodig. Je magazijnmedewerkers moeten labels kunnen printen. Je finance-collega heeft facturen en billing nodig - maar hoeft waarschijnlijk geen zendingen te kunnen verwijderen of carriercontracten te wijzigen. Tot nu toe was het delen van één Zineps-account vaak de oplossing. Dat werkt - tot het niet meer werkt: wachtwoorden worden gedeeld, wijzigingen zijn niet aan één persoon te koppelen, en iemand klikt per ongeluk ergens waar hij of zij niet hoort.

Rollen & Rechten lost dat op. Je kunt collega’s uitnodigen in je organisatie, iedereen een rol geven die past bij het werk, en Zineps regelt de rest.

Eén eigenaar. Een team met duidelijke grenzen.

Elke organisatie heeft precies één Eigenaar - de persoon die het account heeft aangemaakt of de hoofdverantwoordelijkheid draagt. De Eigenaar heeft altijd volledige toegang. Dat verandert nooit, en je kunt de toegang van de Eigenaar niet “wegnemen” door rollen aan te passen.

Iedereen anders werkt via rollen. Een rol is een bundel rechten: wat iemand mag bekijken, aanmaken, wijzigen of verwijderen in Zineps. Je kunt één rol toewijzen, of meerdere aan dezelfde persoon. Draagt iemand twee petten - bijvoorbeeld operations én support - dan krijgt die persoon de gecombineerde toegang van beide rollen.

Rollen die passen bij hoe verzendteams echt werken

We hebben vijf kant-en-klare rollen meegeleverd. Je hoeft geen toegangsregels zelf op te bouwen - kies wat past bij elke collega.

Administrator

Je aanspreekpunt voor dagelijks platformbeheer. Administrators kunnen gebruikers uitnodigen en verwijderen, rollen toewijzen, integraties en carriercontracten beheren, instellingen aanpassen, en werken met zendingen, orders, retouren, support en rapportages. Ze kunnen ook de Zineps API gebruiken. Abonnement- en organisatie-acties blijven bij de Eigenaar en de Finance-rol.

Operations Manager

Gemaakt voor degene die fulfilment runt. Volledige controle over zendingen, retouren en orders; kan automatiseringsregels beheren en rapportages bekijken; kan supporttickets openen. Ideaal voor een magazijnleider of hoofd logistiek.

Shipping Operator

Voor het team op de werkvloer. Labels aanmaken en printen, retouren afhandelen en orders bekijken — zonder de mogelijkheid om zendingen te verwijderen of diepere instellingen te wijzigen. Perfect voor dagelijks verzendwerk, met de juiste grenzen.

Customer Support

Leesgerichte toegang voor klantenservice. Orders, zendingen en retouren bekijken; supporttickets en claims aanmaken en afhandelen. Geen toegang tot billing, instellingen of het aanmaken van labels.

Finance

Voor degene die het financiële deel doet. Billing, facturen en abonnementen bekijken en beheren; financiële rapportages inzien. Geen toegang tot verzendactiviteiten of gebruikersbeheer.

Je team beheren is eenvoudig

Ga naar Bedrijf → Gebruikers om iedereen in je organisatie te zien.

Je ziet hoeveel gebruikersplekken je abonnement bevat en hoeveel er in gebruik zijn. Zit je aan de limiet, dan laat Zineps dat weten - en je kunt je abonnement upgraden om meer mensen toe te voegen.

Vanaf daar kun je:

• Nieuwe collega’s uitnodigen (als je plan nog plekken heeft)
• Zoeken in je gebruikerslijst naarmate je team groeit
• Rollen bewerken voor elk teamlid - behalve de Eigenaar, wiens toegang altijd volledig is

Als je rollen toewijst of wijzigt, laat Zineps precies zien wat er is veranderd. Verwijder je alle rollen van iemand, dan krijg je eerst een duidelijke waarschuwing: die persoon kan nog wel inloggen, maar kan het grootste deel van het platform niet gebruiken totdat je weer een rol toewijst.

Tip: Nadat je iemands rollen hebt gewijzigd, moet die persoon mogelijk uit- en weer inloggen voordat alles in de browser is bijgewerkt. API-koppelingen die aan een specifieke gebruiker hangen, werken sneller bij.

Wat mensen zien als ze geen toegang hebben

Zineps laat niemand in het ongewisse. Opent iemand een pagina of functie die zijn of haar rol niet dekt, dan verschijnt een vriendelijke “Toegang beperkt”-melding - geen kapotte pagina of verwarrende fout. De melding legt uit dat er geen toestemming is en adviseert contact op te nemen met de administrator.

Dat principe geldt door het hele platform: facturen, instellingen, zendingen aanmaken, automatiseringsregels, supporttickets en meer. Elk onderdeel controleert eerst of de ingelogde persoon toegang heeft, voordat er iets gevoeligs wordt getoond.

Slimmere controle voor API-koppelingen

Koppel je webshops of systemen via de Zineps API, dan kun je kiezen bij wie een integratie hoort:

• Organisatiebreed - elke geautoriseerde gebruiker in je bedrijf kan de koppeling gebruiken (de klassieke instelling)
• Een specifieke gebruiker - de integratie neemt de rollen en rechten van die persoon over

Dat is handig als je een API-sleutel wilt koppelen aan het toegangsniveau van één collega, in plaats van elke integratie volledige organisatiebrede rechten te geven.

Beveiliging zonder gedoe

Rollen & Rechten is ontworpen zodat je echte controle krijgt zonder parttime IT-beheerder te worden:

• De Eigenaar is beschermd - volledige toegang, altijd, en rollen zijn niet aanpasbaar voor dat account
• Alleen bevoegde personen kunnen rollen beheren - doorgaans de Eigenaar en Administrators
• Rechten gelden overal - in de webapp én via API-koppelingen die aan een gebruiker hangen
• Duidelijke standaardinstellingen - logische uitgangspunten per rol, zodat de meeste teams binnen enkele minuten kunnen starten

Aan de slag

1. Ga naar Organisatie → Gebruikersrollen
2. Nodig je eerste collega uit (als je nog plekken beschikbaar hebt)
3. Open Rollen bewerken en kies de rol die past bij het werk
4. Laat die persoon inloggen - hij of zij ziet alleen wat de rol toestaat

Heeft iemand later bredere toegang nodig, pas dan de rollen aan. Verandert iemand van team, wissel dan de ene rol voor de andere. De Eigenaar houdt de controle; iedereen anders krijgt precies wat nodig is — niet meer, niet minder.